Entre las funciones materiales del Ordenanza destacan los trabajos auxiliares de oficina: fotocopiado, escaneado, encuadernación, plastificado, guillotinado, grapado, taladrado y uso de máquinas destructoras de papel, además de la gestión del correo y el traslado de documentación. La reprografía es el conjunto de técnicas de reproducción de documentos sin alterar el original. La fotocopiadora o equipo multifunción permite copiar, ampliar y reducir, imprimir a doble cara (dúplex), clasificar y grapar. El cambio de tóner y la retirada de atascos son tareas de mantenimiento básico del usuario.
El papel sigue la norma ISO 216 (DIN 476). El formato A0 tiene 1 m² de superficie y cada tamaño es la mitad del anterior, conservando una proporción de lados de √2. El A4 mide 210 × 297 mm y es el formato más común; el A3 (297 × 420 mm) es el doble del A4. Por esa proporción, ampliar de A4 a A3 supone un 141 % y reducir de A3 a A4 un 71 % aproximado en la fotocopiadora.
La encuadernación une las hojas en un bloque. Conviene distinguir los sistemas:
Otras máquinas auxiliares completan el puesto: la plastificadora protege el documento con una funda sellada por calor; la guillotina (o cizalla) corta pilas de papel con precisión; la destructora tritura en tiras o partículas la documentación confidencial, esencial para la protección de datos. Su manejo exige precaución con cuchillas y calor, manteniendo despejada la zona de corte y desconectando antes de limpiar o desatascar.
El correo interno es la circulación de documentación dentro de la organización, entre unidades o plantas. El Ordenanza recoge, clasifica y distribuye los documentos por las unidades, a menudo mediante casilleros, y puede exigirse firma de recepción u hoja de reparto. Entre sedes se emplea la valija interna.
El correo externo se rige por la Ley 43/2010 del servicio postal universal. Este abarca cartas y tarjetas de hasta 2 kg y paquetes de hasta 20 kg. El franqueo acredita el pago mediante sellos, sobres prefranqueados o máquina de franquear. El envío certificado ofrece garantía contra pérdida, robo o deterioro y resguardo de admisión; con acuse de recibo devuelve la prueba firmada de la entrega. La ley garantiza el secreto y la inviolabilidad de los envíos, y designa a Correos como operador del servicio universal. Las notificaciones administrativas (Ley 39/2015) pueden practicarse por correo certificado con acuse de recibo, con hasta dos intentos de entrega en horas distintas.
En el traslado y manipulación, el Ordenanza prepara los envíos (ensobrado, etiquetado, pesaje, franqueo), registra la salida y custodia la documentación con datos personales hasta su entrega al destinatario. Las cargas se mueven con carros y, al levantar peso, flexionando rodillas y con la espalda recta. Por último, realiza pequeñas reparaciones y mantenimiento básico (reposición de papel, tóner y consumibles, cambio de bombillas, ajustes menores) y comunica las averías que requieren personal especializado, siempre conforme a la prevención de riesgos laborales.
1. ¿Qué se entiende por reprografía en el ámbito del puesto de oficina?
La reprografía es el conjunto de técnicas de reproducción de documentos (fotocopiado, escaneado, impresión, multicopiado) mediante máquinas de oficina, sin alterar el contenido del original.
2. ¿Cuál de las siguientes técnicas NO forma parte propiamente de la reprografía como reproducción de documentos?
La reprografía agrupa técnicas de reproducción: fotocopiado, escaneado, impresión y multicopiado. La destrucción de documentos en la trituradora no reproduce el documento, sino que lo elimina.
3. En una fotocopiadora multifunción, la copia por ambas caras del papel se denomina:
La copia a doble cara se denomina dúplex. La función clasificadora se llama sorter, el tóner es el consumible en polvo y la escala se refiere a ampliación/reducción.
4. El ordenanza debe sacar 30 juegos de un documento de varias páginas y necesita que cada juego salga ya ordenado e intercalado. ¿Qué función de la fotocopiadora debe activar?
La función clasificadora o sorter permite clasificar/intercalar las copias. El dúplex es la copia a doble cara y la ampliación corresponde a la escala.
5. Además de copiar, ¿qué funciones añade un equipo multifunción de oficina respecto a una fotocopiadora simple?
En equipos multifunción se añaden las funciones de escanear e imprimir en red, además de copiar. Las demás corresponden a máquinas auxiliares distintas.
6. Se encarga al ordenanza ampliar un documento original A4 a tamaño A3 en la fotocopiadora. ¿Qué porcentaje de escala debe seleccionar aproximadamente?
La relación de escala entre formatos consecutivos de la serie A es √2 ≈ 1,414. Pasar de A4 a A3 supone ampliar al 141 %.
7. El ordenanza recibe un plano en A3 y debe obtener una copia reducida a tamaño A4. ¿Qué porcentaje de escala aproximado debe seleccionar?
Pasar de A3 a A4 supone reducir al 70,7 % aproximadamente, según la relación √2 entre formatos consecutivos de la serie A.
8. En una fotocopiadora láser o multifunción, ¿qué consumible se fija por calor sobre el papel para formar la imagen?
Las fotocopiadoras láser/multifunción emplean tóner (polvo) que se fija por calor sobre el papel.
9. ¿Cuál de las siguientes operaciones es una tarea básica de mantenimiento de la fotocopiadora a cargo del propio usuario/Ordenanza?
El cambio de tóner y la retirada de atascos de papel son operaciones básicas de mantenimiento a cargo del usuario.
10. Durante un trabajo de copiado, la fotocopiadora muestra un aviso de atasco de papel. ¿Cómo debe actuar el ordenanza?
Ante un atasco se debe apagar/parar el equipo, abrir las tapas indicadas y retirar el papel siguiendo las flechas o instrucciones del panel, sin forzar piezas, para evitar roturas y daños.
11. ¿En qué consiste la encuadernación de un documento en oficina?
La encuadernación une las hojas de un documento en un solo bloque para su manejo y conservación; se realiza con encuadernadoras que perforan el papel e insertan el elemento de unión.
12. El ordenanza va a encuadernar un documento en canutillo. ¿Qué operación realiza la máquina encuadernadora sobre las hojas antes de insertar el elemento de unión?
La encuadernadora perfora el papel e inserta el elemento de unión; perfora con un paso determinado que debe coincidir con el del canutillo o espiral.
13. Una de las ventajas de la encuadernación en canutillo (peine de plástico) es que:
El canutillo de plástico es económico y fácil de usar, no requiere alicates y permite añadir o quitar hojas una vez encuadernado, aunque tiene acabado menos elegante y no permite abrir 360°.
14. ¿Qué característica distingue a la encuadernación en espiral metálica?
La espiral metálica es el sistema más usado, con acabado profesional y muy resistente, y permite la apertura total (360°) del documento.
15. Respecto al canutillo, una característica propia de la encuadernación wire-o (doble espiral metálica) es que:
La wire-o se distingue del canutillo por su capacidad, estructura de perforación y la imposibilidad de modificar el documento una vez terminado; ofrece acabado profesional y apertura plana.
16. La encuadernación térmica une las hojas del documento mediante:
La encuadernación térmica une las hojas mediante calor (cola termofusible en el lomo de la tapa); el resultado es permanente y de acabado profesional en pocos segundos, y no permite reabrir para modificar.
17. El ordenanza debe encuadernar varios documentos de distinto grosor. ¿Según qué criterio elige el diámetro del canutillo o espiral en cada caso?
El paso de perforación debe coincidir con el del canutillo o espiral, y el diámetro del elemento de unión se elige según el número de hojas a encuadernar.
18. Se pide al ordenanza encuadernar un informe al que, previsiblemente, habrá que añadir o retirar hojas más adelante. ¿Qué sistema de encuadernación es el más adecuado entre los siguientes?
El canutillo de plástico permite añadir o quitar hojas una vez encuadernado, a diferencia de la térmica (permanente) o la wire-o (no permite modificar el documento). El plastificado no es un sistema de encuadernación.
19. Para encuadernar de forma permanente y con acabado profesional en pocos segundos un documento que no se modificará, el ordenanza debería emplear:
La encuadernación térmica une las hojas mediante calor con resultado permanente y acabado profesional en pocos segundos, sin posibilidad de reabrir para modificar.
20. El plastificado de un documento consiste en:
El plastificado recubre un documento con una funda de plástico sellada por calor (en caliente) o por presión (en frío), para protegerlo de humedad, roces y manipulación.
21. En una plastificadora en caliente, ¿qué mecanismo se emplea para sellar la funda sobre el documento?
La plastificadora en caliente sella la funda mediante calor; existe también el plastificado en frío, que sella por presión.
22. El grosor de las fundas de plastificar empleadas para proteger un documento se mide en:
Se usan fundas de plastificar del tamaño del documento (A4, A5, etc.) cuyo grosor se mide en micras.
23. El ordenanza debe preparar unos carteles informativos que se colgarán en una zona expuesta a humedad y manipulación frecuente. ¿Qué tratamiento es el adecuado para protegerlos?
El plastificado protege el documento de humedad, roces y manipulación recubriéndolo con una funda de plástico sellada, lo que lo hace idóneo para carteles expuestos.
24. La guillotina o cizalla de oficina es una máquina que sirve para:
La guillotina (cizalla) corta pilas de papel de forma recta y precisa; existen de palanca y rotativas, y requiere precaución por el filo de la cuchilla.
25. ¿Qué elementos de seguridad suele incorporar una guillotina de oficina por el riesgo de su cuchilla?
La guillotina requiere precaución por el filo de la cuchilla y suele incorporar protector de seguridad y prensa-papeles.
26. Antes de limpiar o desatascar una guillotina, una plastificadora o una destructora de papel, el ordenanza debe:
Las máquinas con cuchillas o calor exigen precaución, mantener despejada la zona de corte y desconectar antes de limpiar o desatascar, evitando acercar prendas, cabello o dedos a las piezas móviles.
27. ¿Cuál de los siguientes trabajos auxiliares de oficina corresponde al personal subalterno/ordenanza?
Los trabajos auxiliares de oficina comprenden fotocopiado, uso de escáner, encuadernación, máquinas destructoras de papel, etiquetado, plastificado, guillotinado, grapado y taladrado de documentación.
28. El ordenanza debe preparar unos documentos para archivarlos en carpetas de anillas. ¿Qué máquina auxiliar emplea y qué taladros puede practicar habitualmente?
La taladradora/perforadora practica 1, 2 o 4 taladros para archivar. El corte en tiras o partículas corresponde a la destructora.
29. ¿Qué tareas integran el mantenimiento básico de primer nivel de las máquinas de oficina que corresponde al ordenanza?
El mantenimiento básico de primer nivel incluye reposición de papel y tóner, retirada de atascos, limpieza superficial y comunicación de averías al servicio técnico cuando exceden su competencia.
30. ¿Cuál de las siguientes es una pequeña reparación propia del ordenanza por no requerir oficio cualificado?
Las pequeñas reparaciones son tareas menores que no requieren oficio cualificado: sustitución de bombillas/fluorescentes, ajuste de tornillería de mobiliario, fijación de elementos sueltos, pequeñas operaciones de fontanería o cerrajería básica.
31. El ordenanza detecta una avería en el ascensor del edificio. ¿Cómo debe actuar conforme a sus funciones de mantenimiento básico?
El ordenanza debe detectar, comunicar y, en su caso, señalizar desperfectos o averías (eléctricas, fontanería, ascensores) para su reparación por personal especializado, sin asumir reparaciones que excedan el mantenimiento básico.
32. El ordenanza observa que quedan pocas unidades de tóner, fundas de plastificar y espirales en el almacén. Dentro de sus funciones auxiliares, debe:
Entre las funciones auxiliares figura la reposición y control de existencias de material de oficina y consumibles (papel, tóner, fundas, espirales, sobres), con avisos de stock cuando proceda.
33. Antes de intervenir en un aparato para una pequeña reparación o limpieza, el ordenanza debe, conforme a la prevención de riesgos laborales:
El manejo de herramientas y máquinas debe seguir las normas de prevención de riesgos laborales, usando los equipos de protección adecuados y desconectando los aparatos antes de intervenir en ellos.
34. Una fotocopiadora presenta una avería interna que excede la reposición de tóner y la retirada de atascos. La actuación correcta del ordenanza es:
El mantenimiento básico de primer nivel se limita a reposición de papel y tóner, retirada de atascos y limpieza superficial; las averías que exceden su competencia se comunican al servicio técnico.
35. Un usuario pide al ordenanza 'proteger' una ficha A4 que se manipulará mucho, y 'unir en un bloque' un informe de 60 hojas. ¿Qué máquinas debe usar respectivamente?
El plastificado protege un documento recubriéndolo con una funda de plástico (idóneo para la ficha A4 manipulada), mientras que la encuadernación une las hojas de un documento en un solo bloque (idóneo para el informe).