Una de las funciones esenciales del ordenanza en los edificios públicos es el control de accesos, es decir, el conjunto de actuaciones dirigidas a regular la entrada y salida de personas y a comprobar que quien accede está autorizado. Su finalidad es garantizar la seguridad de las personas y de los bienes, evitar la entrada de personas no autorizadas y preservar el normal funcionamiento del servicio. En la práctica, el ordenanza identifica a los visitantes mediante un documento (DNI, NIE o pasaporte) o la tarjeta de empleado, comprueba el motivo de la visita y registra la entrada en un libro o sistema informático. Cuando procede, entrega un pase o tarjeta de visitante que debe llevarse visible y devolverse a la salida, y en las zonas de mayor seguridad puede ser necesario el acompañamiento de la persona hasta su destino. También vigila los paquetes y objetos que entran y distribuye la correspondencia a las dependencias correspondientes.
El ordenanza vigila los accesos al edificio y a sus salas y custodia las instalaciones, el mobiliario, el material y los equipos informáticos. Comprueba que las dependencias estén en condiciones adecuadas de limpieza, iluminación y temperatura, y debe detectar y comunicar cualquier anomalía (averías, fugas, puertas abiertas o presencia de personas no autorizadas) a su superior. Esta vigilancia suele apoyarse en sistemas de videovigilancia (CCTV), cuyo uso debe respetar siempre la normativa de protección de datos.
El ordenanza abre y cierra el edificio según el horario, siendo con frecuencia el primero en llegar y el último en marcharse. Al abrir comprueba el estado general del inmueble; al cerrar verifica que no queden personas dentro, que puertas y ventanas estén cerradas, que las luces y aparatos estén apagados y que la alarma quede conectada. Entre sus tareas destaca la custodia de las llaves de despachos y dependencias, que deben guardarse en lugar seguro, entregarse solo a personas autorizadas y registrarse su entrega y devolución.
La norma de referencia es el Real Decreto 393/2007, de 23 de marzo, que aprueba la Norma Básica de Autoprotección. Entiende por autoprotección el sistema de acciones y medidas que adopta el titular de una actividad, con sus propios medios, para prevenir y controlar los riesgos y dar respuesta a las emergencias. El Plan de Autoprotección es el marco orgánico y funcional que ordena esa respuesta; su contenido mínimo se organiza en nueve capítulos (Anexo II), tiene vigencia indeterminada y debe revisarse al menos cada tres años. Las emergencias se clasifican en conato de emergencia (controlable de forma sencilla, sin evacuación), emergencia parcial (controlable por los equipos del sector) y emergencia general (requiere ayuda exterior y evacuación total). Para responder se organizan equipos humanos: el Jefe de Emergencia, el Jefe de Intervención, el Equipo de Primera Intervención (EPI), el de Alarma y Evacuación (EAE) y el de Primeros Auxilios (EPA).
Ante cualquier incidencia, el ordenanza debe comunicarla de inmediato y dejar constancia en el registro de incidencias. En una emergencia conviene mantener la calma, dar la alarma, avisar al 112, no usar los ascensores, evacuar de forma ordenada por las vías señalizadas, ayudar a las personas con movilidad reducida y dirigirse al punto de reunión para el recuento. Por su conocimiento del edificio, el ordenanza suele integrarse en los equipos de alarma y evacuación.
1. ¿Qué se entiende por control de accesos en un edificio público?
El control de accesos es el conjunto de actuaciones dirigidas a controlar y regular la entrada y salida de personas (y, en su caso, de vehículos y objetos), identificando a quien accede y verificando que está autorizado. Es una función básica del personal subalterno/ordenanza.
2. ¿Cuál es la finalidad principal del control de accesos?
La finalidad del control de accesos es garantizar la seguridad de las personas y de los bienes, evitar la entrada de personas no autorizadas, preservar el orden y el normal funcionamiento del servicio, y proteger la información y los equipos del edificio.
3. En el control de accesos, ¿mediante qué documentos identifica el ordenanza a las personas que entran al edificio?
El ordenanza identifica a las personas que entran al edificio mediante documento (DNI, NIE, pasaporte) o tarjeta de empleado, comprueba el motivo de la visita y verifica que la persona está autorizada o citada.
4. ¿Qué datos anota el ordenanza al registrar una visita en el libro de registro o sistema informático?
El ordenanza registra las visitas en un libro de registro o en un sistema informático, anotando datos como nombre, documento, dependencia o persona a la que se dirige, y la hora de entrada y de salida.
5. Una vez identificado y registrado el visitante, ¿qué se le puede entregar y cómo debe usarlo?
Una vez identificado y registrado, al visitante se le puede entregar un pase o tarjeta de visitante que debe llevar visible mientras permanece en el edificio y devolver a la salida.
6. Según el nivel de seguridad de la dependencia, ¿qué puede requerir el acceso de un visitante?
Según el nivel de seguridad de la dependencia, el visitante puede acceder libremente a la zona de atención al público o requerir acompañamiento hasta la dependencia o persona de destino, sin circular solo por zonas restringidas.
7. ¿En qué dos grandes tipos puede clasificarse el control de accesos?
El control de accesos puede ser físico/personal (realizado por el propio ordenanza o vigilante) o electrónico/automatizado (tornos, tarjetas magnéticas o de proximidad, control biométrico, videovigilancia), siendo frecuente la combinación de ambos.
8. En relación con los paquetes, bultos y objetos que entran en el edificio, el ordenanza debe:
El ordenanza vigila los paquetes, bultos y objetos que entran, comprobando que no contienen objetos prohibidos o peligrosos; recibe y distribuye la correspondencia, los documentos y los paquetes a las dependencias correspondientes.
9. Respecto del público que entra en el edificio, el subalterno es, en primera instancia, responsable de:
El subalterno es, en primera instancia, responsable de atender al público que entra en el edificio, orientándolo, informándole sobre los servicios y dependencias y dirigiéndolo a la unidad competente.
10. El uso de sistemas de videovigilancia (CCTV) en edificios públicos debe respetar la normativa de protección de datos. ¿Qué normas resultan aplicables?
La videovigilancia debe respetar la normativa de protección de datos (RGPD 2016/679 y LO 3/2018), informando de la existencia de las cámaras y limitando la grabación a la finalidad de seguridad.
11. El ordenanza detecta una fuga de agua en una dependencia durante su jornada. ¿Qué debe hacer conforme a sus funciones?
Ante cualquier anomalía, avería, desperfecto o situación de riesgo, el ordenanza debe comunicarlo de inmediato a su superior o al servicio competente y dejar constancia en el libro o registro de incidencias.
12. Ante cualquier anomalía, avería, desperfecto o situación de riesgo, ¿qué debe hacer el ordenanza?
Ante cualquier anomalía, avería, desperfecto o situación de riesgo, el ordenanza debe comunicarlo de inmediato a su superior o al servicio competente, y dejar constancia en el libro o registro de incidencias.
13. Ante un público difícil o conflictivo, ¿cómo debe actuar el ordenanza?
Ante un público difícil o conflictivo, el ordenanza debe mantener la calma, atender con corrección, no responder a provocaciones y, si la situación lo requiere, avisar al superior o, en caso de alteración grave del orden, a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad.
14. El ordenanza presencia el inicio de un incendio en el edificio. Como primera medida para alertar a los servicios externos, debe llamar al:
Entre las pautas básicas ante un incendio figura dar la alarma y avisar a los servicios de emergencia mediante el 112, número único de emergencias en España.
15. ¿Cuál es el número único de emergencias en España, que centraliza bomberos, sanitarios y seguridad?
En España el número único de emergencias es el 112, que centraliza las llamadas de bomberos, sanitarios y seguridad.
16. ¿Por qué el ordenanza suele integrarse en los equipos de emergencia del edificio?
Como personal del edificio, el ordenanza suele integrarse en los equipos de emergencia (frecuentemente en el equipo de alarma y evacuación o en el de primera intervención), por su conocimiento del inmueble, de las salidas y de la ubicación de las personas.
17. Entre las pautas básicas de actuación ante un incendio NO se incluye:
Las pautas básicas ante un incendio son: dar la alarma, avisar al 112, NO usar los ascensores, evacuar de forma ordenada por las vías señalizadas, ayudar a personas con movilidad reducida y dirigirse al punto de reunión. Usar los ascensores está prohibido.
18. Según las pautas básicas de autoprotección ante un incendio, ¿a quién debe ayudar especialmente el ordenanza durante la evacuación?
Entre las pautas básicas ante un incendio figura ayudar a las personas con movilidad reducida durante la evacuación ordenada por las vías señalizadas.
19. Se presenta en la conserjería una persona que dice tener una reunión, pero no figura citada y no porta documento identificativo. ¿Cómo debe actuar el ordenanza?
En el control de accesos el ordenanza identifica a las personas mediante documento, comprueba el motivo de la visita y verifica que la persona está autorizada o citada antes de permitir el acceso a la dependencia de destino.
20. Un visitante registrado, al que se ha entregado un pase, pretende acceder solo a una zona restringida del edificio. ¿Qué procede según la doctrina de control de accesos?
Según el nivel de seguridad de la dependencia, el visitante puede requerir acompañamiento hasta la dependencia o persona de destino, sin circular solo por zonas restringidas.
21. Durante el control de accesos, el ordenanza recibe un bulto sin remitente que considera sospechoso. ¿Cuál es la actuación correcta?
El ordenanza vigila que los paquetes no contengan objetos prohibidos o peligrosos; ante una anomalía o situación de riesgo debe comunicarlo de inmediato a su superior o al servicio competente y dejar constancia en el registro de incidencias.
22. Un ciudadano se dirige al ordenanza de forma muy alterada, profiriendo provocaciones. La situación deriva en una alteración grave del orden. ¿Cuál es la actuación más correcta?
Ante un público conflictivo, el ordenanza debe mantener la calma, no responder a provocaciones y, en caso de alteración grave del orden, avisar al superior o a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad.
23. Un visitante con pase abandona el edificio al finalizar su visita. ¿Qué debe hacer el ordenanza?
El registro de visitas anota la hora de entrada y de salida; el pase o tarjeta de visitante debe devolverse a la salida. El ordenanza anota la hora de salida y recoge el pase.
24. Además de identificar con documento, ¿qué dos comprobaciones realiza el ordenanza sobre el visitante?
El ordenanza identifica a las personas mediante documento, comprueba el motivo de la visita y verifica que la persona está autorizada o citada.
25. Entre los medios del control de accesos electrónico/automatizado se encuentran:
El control electrónico/automatizado emplea tornos, tarjetas magnéticas o de proximidad, control biométrico y videovigilancia, siendo frecuente la combinación con el control físico/personal.
26. El pase o tarjeta de visitante entregado en el control de accesos debe:
El pase o tarjeta de visitante debe llevarse visible mientras el visitante permanece en el edificio y devolverse a la salida.
27. Cuando el ordenanza comunica una incidencia a su superior, ¿dónde debe dejar constancia de ella?
Ante cualquier anomalía o situación de riesgo, el ordenanza debe comunicarlo de inmediato a su superior o servicio competente y dejar constancia en el libro o registro de incidencias.
28. ¿En qué equipos de emergencia suele integrarse con mayor frecuencia el ordenanza por su conocimiento del edificio?
El ordenanza suele integrarse en los equipos de emergencia, frecuentemente en el equipo de alarma y evacuación o en el de primera intervención, por su conocimiento del inmueble, de las salidas y de la ubicación de las personas.
29. Según el RD 393/2007 (art. 1.5), ¿qué obligación tiene el personal de la actividad respecto del plan de autoprotección?
El RD 393/2007, en su art. 1.5, establece que el personal de la actividad debe participar, en la medida de sus posibilidades, en el plan de autoprotección y asumir las funciones que se le asignen.
30. Suena la alarma de evacuación mientras hay público en el vestíbulo. Como integrante del equipo de alarma y evacuación, el ordenanza debe:
Las pautas de evacuación indican evacuar de forma ordenada por las vías señalizadas y dirigirse al punto de reunión; el equipo de alarma y evacuación dirige a los ocupantes por las vías de evacuación.
31. Durante una ronda de vigilancia, el ordenanza observa una luz encendida y una ventana abierta en una dependencia que debería estar cerrada. ¿Qué procede?
Dentro de la vigilancia, el ordenanza debe detectar y comunicar anomalías (luces encendidas, puertas o ventanas abiertas, presencia de personas no autorizadas) al servicio o superior competente.
32. El ordenanza detecta a una persona no autorizada deambulando por una zona interna del edificio. ¿Cuál es la actuación adecuada?
El control de accesos identifica a quien accede y evita la entrada de personas no autorizadas; la vigilancia incluye detectar y comunicar la presencia de personas no autorizadas al servicio o superior competente.
33. Entre las finalidades del control de accesos, además de garantizar la seguridad de personas y bienes, figura:
La finalidad del control de accesos incluye garantizar la seguridad de personas y bienes, evitar la entrada de no autorizados, preservar el orden y el normal funcionamiento del servicio y proteger la información y los equipos del edificio.
34. El edificio instala cámaras de CCTV en la zona de acceso. ¿Qué obligación básica debe respetarse conforme a la normativa de protección de datos?
El uso de videovigilancia debe respetar el RGPD (2016/679) y la LO 3/2018, informando de la existencia de las cámaras y limitando la grabación a la finalidad de seguridad.
35. ¿Cuál de las siguientes es una pauta básica correcta ante un incendio en el edificio?
Las pautas básicas ante un incendio incluyen dar la alarma, avisar al 112, no usar los ascensores, evacuar de forma ordenada por las vías señalizadas, ayudar a personas con movilidad reducida y dirigirse al punto de reunión.